En este artículo vamos a conocer el outsourcing contable, un servicio muy importante para las empresas y personas obligadas a llevar contabilidad.
Resolveremos varios interrogantes acerca de este servicio, cuya tendencia va en aumento gracias a su versatilidad y flexibilidad para adaptarse a cualquier tipo de empresa.
Outsourcing Contable
El outsourcing contable es un servicio mediante el cual una empresa delega sus procesos y actividades contables en un proveedor externo.
Ese proveedor externo es un contador que se encargará de administrar la contabilidad de la empresa y ejecutar todos los procesos del área.
Por lo tanto, la empresa tendrá un contador externo que, si bien no estará de forma presencial dentro de sus instalaciones, cumplirá las mismas funciones que tendría un contador contratado al interior de la organización.
Otros nombres utilizados
El outsourcing contable adopta diferentes denominaciones según la región. En Latinoamérica, es común referirse a este servicio como tercerización contable, contabilidad tercerizada, contabilidad externa o maquila contable. En España, se le conoce tradicionalmente como gestoría contable, mientras que en el ámbito corporativo internacional se le denomina BPO contable (Business Process Outsourcing).
En los mercados angloparlantes, la terminología varía ligeramente: mientras que en Estados Unidos se prefiere accounting outsourcing y outsourced accounting services, en el Reino Unido el término habitual es outsourced accountancy.
¿Qué partes intervienen en el Outsourcing Contable?
En el servicio de outsourcing contable existen dos partes, la empresa y el contador, ambas partes firman un contrato de prestación de servicios donde quedan estipulados los derechos y obligaciones de cada una ellas, así como los alcances y actividades incluidas en el servicio.
La empresa
La empresa es quien solicita o contrata el servicio de outsourcing contable debido a que la normatividad de su país la obliga a contabilizar sus operaciones; es decir, que está obligada a tener contabilidad o a «llevar contabilidad».
También, en algunos casos, es posible que la empresa no esté obligada a tener contabilidad o que ninguna norma se lo exija; sin embargo, voluntariamente la empresa decide hacerlo para controlar mejor sus operaciones y manejar sus finanzas de forma organizada.
Entre las principales obligaciones de la empresa están:
- Proporcionar al contador la información contable, tributaria y legal de la empresa.
- Entregar al contador los soportes de todas las transacciones y operaciones comerciales de la empresa.
- Informar al contador sobre cualquier requerimiento de información que reciba de entidades públicas u organismos estatales.
- Pagar al contador el servicio de outsourcing contable.
- Mantener informado al contador sobre cambios y novedades que ocurran al interior de la empresa, por ejemplo: vinculación, despidos o vacaciones de empleados, compra o venta de maquinaria, apertura de nuevas sucursales o agencias, lanzamiento de nuevos productos, entre otros.
Desde el punto de vista de la empresa, el contador es un proveedor de servicios; en este caso, del servicio de outsourcing contable.
El Contador
El contador es quien ejecutará todos los procesos contables de la empresa de acuerdo con la normatividad vigente.
Entre las principales obligaciones del contador están:
- Contabilizar los hechos económicos y transacciones que realice la empresa, siempre que estén debidamente soportados.
- Elaborar y presentar las declaraciones de impuestos de la empresa.
- Atender las solicitudes de información contable o tributaria que entidades oficiales requieran de la empresa.
- Llevar la contabilidad de la empresa de forma organizada y de acuerdo con las normas contables.
Desde el punto de vista del contador, la empresa es un cliente al que le presta sus servicios a cambio de unos honorarios.
¿Cómo es el proceso para contratar un servicio de Outsourcing Contable?
Si una empresa está interesada en contratar un servicio de outsourcing contable, lo primero que debe hacer es contactar al contador para iniciar su proceso de vinculación.
El proceso de vinculación depende exclusivamente del contador, ya que cada profesional tiene su propio proceso para vincular empresas.
Sin embargo, la mayoría de los Contadores tienen en común que realizan el proceso de vinculación siguiendo estas fases.
Fase 1. Reunión de asesoría o conocimiento.
Como cada empresa tiene obligaciones tributarias, modelos de negocio y procesos operativos únicos, el servicio de Outsourcing Contable se diseña específicamente para la empresa que está interesada en el servicio.
Por lo tanto, inicialmente, la mayoría de los contadores invitan a la empresa interesada a que asista a una reunión de asesoría, la cual normalmente es gratuita.
Es una reunión exploratoria que puede ser presencial o por videoconferencia, para que las partes se conozcan y resuelvan dudas e inquietudes acerca del servicio de outsourcing contable.
Asimismo, esta reunión tiene como propósito que el contador obtenga información suficiente sobre la empresa, para estructurar una propuesta de outsourcing contable que se adapte a sus necesidades y así determinar la tarifa de sus honorarios.»
Una vez finalizada la reunión y tomando como base la información obtenida, el contador elabora el documento de la cotización o propuesta de servicio de outsourcing contable y se la envía a la empresa interesada.
Fase 2. Aceptación de la cotización.
La empresa interesada revisa el documento de la cotización o propuesta de servicio y le informa al contador que acepta la cotización.
Fase. 3. Firma del contrato de prestación de servicios de Outsourcing Contable
El contador procede a elaborar el contrato de prestación de servicios de outsourcing contable y se lo envía a la empresa la firma de su representante legal.
El contrato de prestación de servicios de outsourcing contable es el documento que formaliza la relación entre la empresa y el contador.
También el contrato contiene las obligaciones de cada una de las partes y detalles acerca de las condiciones del servicio.
El contrato es firmado tanto por el contador como por la empresa. A partir de la fecha de la firma del contrato, el contador es responsable de la gestión contable de la empresa.
El contador, por lo tanto, adquiere el compromiso de ejecutar todas las actividades que la empresa le halla encomendado en dicho documento; a cambio, la empresa debe pagarle al contador por sus servicios.
Fase 4. Pago del servicio de Outsourcing Contable
La mayoría de los contadores cobran el servicio de outsourcing contable de forma mensual anticipada. En este caso, la empresa paga los honorarios correspondientes al primer mes o fracción de este.
Fase 5. Inicio del servicio
Una vez firmado el contrato de prestación de servicios de outsourcing contable y realizado el pago de los honorarios, el contador empieza a ejecutar las labores contables de la empresa.
¿Quiénes pueden ofrecer el servicio de Outsourcing Contable en Colombia?
Como se mencionó anteriormente, en el servicio de outsourcing contable existen dos partes: la empresa y el contador.
Ese contador puede ser un contador publico independiente o una empresa de servicios contables.
- Contador publico independiente: Es un profesional graduado como contador público, que trabaja de forma independiente ofreciendo sus servicios contables para empresas y negocios. Normalmente el contador realiza todas las labores contables el mismo, aunque en algunas ocasiones puede tener uno o más asistentes que lo apoyen.
En este caso, el contrato de prestación de servicios es pactado con el Contador Público como persona natural. - Empresa de servicios contables: Es una empresa legalmente constituida (persona jurídica), la cual ofrece sus servicios contables a otras empresas o negocios. Las empresas de servicios contables al interior de su equipo de trabajo tienen uno o varios contadores públicos, auxiliares contables o analistas contables.
En este caso el contrato de prestación de servicios se pacta directamente con la empresa de servicios contables como persona jurídica.
Tanto el contador público independiente como la empresa de servicios contables están plenamente facultados por la ley para ofrecer el servicio de outsourcing contable en Colombia.
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Olvídate de las multas y el caos financiero delegando la contabilidad e impuestos de tu empresa en manos expertas.
Ante la ley no existe diferencia alguna entre la fe publica otorgada por un contador público independiente y la otorgada por una empresa de servicios contables.
Ventajas del Outsourcing Contable
Son muchas las ventajas y beneficios que obtiene una empresa cuando contrata un servicio de outsourcing contable, miremos algunas de ellas:
Reducción del gasto de nomina
El outsourcing contable permite reducir de forma considerable los gastos de nomina de una empresa ya que es un servicio mucho más económico que tener empleados contables propios.
Cuando tienes un empleado propio debes pagarle su salario más las respectivas prestaciones sociales que establece la ley, es decir: salud, pensión, ARL, primas, vacaciones, cesantías, intereses a las cesantías y auxilio de transporte (si aplica).
También, por ese empleado debes pagar los correspondientes aportes parafiscales a la caja de compensación familiar, SENA e ICBF.
Por ejemplo, tener su propio contador publico dentro de su empresa con un salario mensual de $4.000.000, representa un costo real aproximado de $6.000.000 mensuales, debido a las prestaciones sociales y aportes parafiscales que debe pagar como empleador.
Por el contrario, el servicio de outsourcing contable puede ser hasta un 60% más económico, lo que representa un ahorro directo y significativo en los gastos de su empresa.»
Además, con el servicio de outsourcing contable usted no requiere contratar personal adicional para el departamento financiero, tales como auxiliares, analistas o especialistas.
Cumplimiento de las obligaciones tributarias
Su negocio tiene obligaciones y formalidades tributarias que debe cumplir para no verse expuesto a posibles sanciones, multas y embargos por parte de entidades recaudadoras de impuestos a nivel nacional, municipal, distrital y departamental.
Contratar un servicio de outsourcing contable garantizará el cumplimiento de la normatividad en su negocio, ya que está delegando en un Contador el cumplimiento de las obligaciones y formalidades tributarias.
La experiencia y conocimiento del contador le ayudará también a que su negocio pague lo justo en impuestos, ni más ni menos de lo que le corresponde.
El contador, por lo tanto, se encargará de realizar todos los trámites relacionados con impuestos, desde la liquidación, presentación y pago de estos ante la DIAN, municipios y otras entidades públicas.
Experiencia
Con el outsourcing contable tienes el respaldo y conocimiento de profesionales con amplia experiencia en área contable, financiera y tributaria.
Estos profesionales están inmersos día a día en labores contables y financieras, por lo tanto, con el pasar del tiempo adquieren una experiencia que se manifiesta al hacer sus tareas de forma más rápida y eficiente.
El servicio de outsourcing contable no solo consiste en contabilizar, sino que también se extiende a realizar recomendaciones para mejorar la salud financiera y los procesos contables de su negocio.
También la experiencia es importante para atender y responder correctamente los requerimientos enviados por la DIAN, Superintendencias y otros.
Facilidad en transiciones y cambios
En Colombia a nivel general se utilizan las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), sin embargo, algunas empresas están obligadas a aplicar las NIIF Plenas y otras las NIIF Pymes.
Normalmente, las NIIF Plenas son utilizadas en empresas grandes, mientras que las NIIF Pymes se utilizan en pequeñas y medianas empresas.
A medida que las empresas crecen, también es posible que tengan que hacer cambios en su forma de contabilizar debido a la transición de NIIF Pymes a NIIF Plenas.
Quienes ofrecen el servicio de outsourcing contable tienen una amplia experiencia tanto en el manejo de NIIF Plenas como de NIIF Pymes, debido a que administran la contabilidad de micro, pequeñas, medianas y grandes empresas.
Por lo tanto, si su empresa crece y en algún momento la norma la obliga a hacer la transición de NIIF Pymes a NIIF Plenas, esto no será un proceso tortuoso ni difícil para su organización, ya que el outsourcing contable se adaptará fácilmente a ese cambio.
No empiezas desde cero
Cuando eliges un servicio de outsourcing contable, ya tienes tu área contable lista para funcionar al instante, sin necesidad de empezar desde cero a estructurar los procesos, procedimientos y actividades del área.
Legalidad en tu negocio
El servicio de outsourcing contable te ayudará a formalizar tu empresa para que actúes bajo un marco de legalidad, cumpliendo las regulaciones y exigidas en tu sector económico.
Reducción de demandas laborales
Al tener tus propios empleados en el área Contable estás incrementando directamente la planta de personal contratado por la empresa y esto conlleva que también se aumente la probabilidad de recibir más demandas laborales.
Que el empleador pague a tiempo los salarios, prestaciones sociales y aportes parafiscales, no lo exime de enfrentar demandas laborales.
Existen demandas que surgen por situaciones como conflictos internos, mala convivencia entre empleados, acoso, despidos, accidentes y enfermedades laborales.
Si bien las demandas laborales pueden provenir de cualquier empleado, con el outsourcing contable reduces la probabilidad de recibirlas debido a que el contador contratado por outsourcing no es un trabajador directo de tu empresa.
Es decir, cualquier reclamación laboral por parte del contador resulta improcedente, dado que jurídicamente entre las partes no existe un contrato laboral sino un contrato de prestación de servicios.
Reducción de gastos de capacitación
La disciplina contable cambia constantemente, especialmente en lo que respecta a normas y procedimientos tributarios.
Si tienes tus propios empleados en el área contable, tendrás que invertir en capacitarlos periódicamente para fortalecer o actualizar sus conocimientos en los últimos cambios normativos.
Nuestros servicios
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Olvídate de los altos costos de nómina, software especializados y puestos de trabajo físicos. Con un servicio externo, reduces tus gastos operativos y pagas únicamente por soluciones eficientes y a tu medida.
Capacitar a los empleados es una de las principales responsabilidades del empleador; de no realizarse oportunamente, puede conllevar sanciones por parte de entidades gubernamentales.
Incluso los despidos por bajo rendimiento pueden terminar en tribunales si el excolaborador demanda a la empresa alegando que nunca recibió la capacitación necesaria para cumplir con sus funciones.
Con el outsourcing contable te desentiendes de la formación del equipo contable, ya que el contador, al ser un profesional externo, asume su propia capacitación y actualización de conocimientos.
