Una vez contratas un servicio de outsourcing contable, tu empresa oficialmente ya tiene contador y contabilidad. En ese momento empieza una nueva etapa operacional que se extenderá durante todo el servicio.
Durante la etapa operacional del outsourcing contable, la empresa y el contador intercambian información constantemente.
Una de las principales responsabilidades de la empresa consiste en enviarle periódicamente los soportes al contador, para que gestione y prepare la contabilidad de manera oportuna.
A continuación, se detalla la información que la empresa debe enviar al contador periódicamente.
Soportes contables
Esta es la principal interacción que tendrás con el contador. Deberás enviarle periódicamente al contador los soportes contables que le permitirán construir, paso a paso, los estados financieros de la empresa, tales como:
- Facturas de las compras de bienes y servicios.
- Facturas de ventas (no aplica algunos casos).
- Recibos del cobro de servicios públicos y otros.
- Extractos bancarios de la empresa.
- Comprobantes de pago: soportes de transferencias o cheques.
- Recibos de caja.
- Cuentas de cobro recibidas.
- Comunicados y requerimientos recibidos de entidades oficiales.
En cuanto a las facturas de venta, no es necesario enviárselas al contador si la empresa dispone de un sistema de facturación que, al momento de expedir la factura, las contabiliza en el software contable.
Normalmente los soportes contables se envían al correo electrónico del contador para que los contabilice. Asimismo algunos contadores disponen otros canales de recepción, tales como WhatsApp o plataformas de gestión documental.
Lo importante es que el envío de soportes contables al contador se realice de forma oportuna; así la empresa tendrá una contabilidad más actualizada.
Comunicados provenientes de entidades oficiales.
En algunas ocasiones, la empresa recibirá cartas y comunicados provenientes de entidades gubernamentales encargadas del recaudo de impuestos, tales como la DIAN y las secretarías de hacienda municipales.
Debes enviar estos comunicados con prontitud al contador para su revisión, ya que puede tratarse de una invitación a presentar o corregir declaraciones tributarias.
Estos comunicados en caso de no atenderse con celeridad pueden ocasionar sanciones y multas para la empresa.
Asimismo, la empresa puede recibir notificaciones de las superintendencias u otros organismos de vigilancia y control. Estos documentos deben enviarse de inmediato al contador para mantenerlo informado.
Reporte de novedades de nómina
Debes informar al contador las novedades relacionadas con los empleados de la empresa, lo que se conoce también como «reporte de novedades de nomina», información como:
- Vinculación de nuevos empleados: nombre del empleado, fecha de vinculación, cargo, salario y otros.
- Despido o renuncia de empleados: nombre del empleado, fecha de terminación y salario.
- Vacaciones y ausencias.
- Incapacidades medicas.
- Recargos y horas extras laboradas.
- Comisiones.
- Aumentos de salarios y bonificaciones adicionales.
- Retenciones para pago de libranzas.
Con esta información, el contador realiza la liquidación de los pagos a los empleados, así como de la seguridad social (salud y pensión) y las prestaciones sociales (primas, cesantías, vacaciones, entre otros). Asimismo, calcula los aportes parafiscales que deben pagarse a la Caja de Compensación, el SENA y el ICBF.
El reporte de novedades de nómina debe enviarse al contador con días de anticipación, para que la liquidación esté lista cuando llegue la fecha de pago a los empleados.
Normalmente, el contador pone a disposición de las empresas una plantilla o formato específico para el reporte de las novedades de nómina.
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Contratos y acuerdos firmados por la empresa
En los contratos y acuerdos que la empresa firma con terceros, en algunas ocasiones se pactan formas de pago, plazos, métodos de amortización y otras condiciones especiales. Estas variables originan contabilizaciones atípicas o que no se presentan con tanta frecuencia.
Es normal que estas contabilizaciones atraigan la atención de entidades gubernamentales, auditores y revisores fiscales, quienes podrían solicitar explicaciones o soportes adicionales que respalden dichas contabilizaciones.
Dependiendo del tipo de empresa y de la naturaleza de la transacción, esos contratos que la empresa firmó, pueden servir como evidencia o soporte contable legal.
Por ello, es importante que la empresa comparta con el contador los contratos y acuerdos suscritos con bancos, clientes y proveedores que contengan condiciones especiales o atípicas.
